Διεύθυνση Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ

 Γενικές Αρμοδιότητες Τμήματος:

• Υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών και εισήγηση όπου απαιτείται για θέματα αρμοδιότητας του Τμήματος.
• Εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής και παρακολούθηση της τήρησης των διαδικασιών που προβλέπονται στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης ΕΛΚΕ.
• Χορήγηση βεβαιώσεων καθώς και κάθε άλλου αναγκαίου έγγραφου, σύμφωνα με τα τηρούμενα αρχεία του τμήματος.
• Υποστήριξη της διαδικασίας κατάρτισης, έγκρισης και παρακολούθησης του προϋπολογισμού εσόδων καιεξόδων του ΕΛΚΕ και των τροποποιήσεών του, καθώς και παρακολούθηση των οικονομικών μεγεθών από όλες τις πηγές χρηματοδότησης, σε συνεργασία με τα υπόλοιπα τμήματα της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ.

Το Τμήμα διαρθρώνεται στα ακόλουθα Γραφεία και με τις ακόλουθες αρμοδιότητες ανά γραφείο:

Γραφείο Γραμματειακής Υποστήριξης Επιτροπής Ερευνών:

• Γραμματεία και γραμματειακή υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ, του Προέδρου και του Προϊσταμένου της Διεύθυνσης.
• Συγκέντρωση θεμάτων, έλεγχος και σύνταξη της ημερήσιας διάταξης της συνεδρίασης της Επιτροπής Ερευνών.
• Τήρηση και σύνταξη πρακτικών συνεδριάσεων Επιτροπής Ερευνών.
• Σύνταξη αλληλογραφίας διανομής των αποφάσεων.
• Σύνταξη διοικητικών εγγράφων και υποστήριξη διενέργειας διοικητικών πράξεων.
• Επικοινωνία και ενημέρωση Επιστημονικώς Υπευθύνων έργων και Φορέων Χρηματοδότησης.
• Παραλαβή γενικής αλληλογραφίας (πρωτόκολλο πέραν των τυποποιημένων εντύπων διαχείρισης έργων).
• Παρακολούθηση του κεντρικού λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ΕΛΚΕ και προώθηση της αλληλογραφίας στα αντίστοιχα τμήματα για διεκπεραίωση.

Γραφείο Νομικής Υποστήριξης: 

• Παροχή νομικών συμβουλών, γνωμοδοτήσεων και εισηγήσεων προς την Επιτροπή Ερευνών για τις ανάγκεςτης Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης του ΕΛΚΕ.
• Νομικός έλεγχος συμβάσεων χρηματοδότησης έργων του ΕΛΚΕ (Ευρωπαϊκά, Διεθνή, Εθνικά κ.λπ.).
• Νομικός έλεγχος συμβάσεων και διακηρύξεων του Τμήματος Προμηθειών Αγαθών, Υπηρεσιών και Μισθώσεων.
• Εκπόνηση σχεδίων συμβάσεων έργων του ΕΛΚΕ (Ευρωπαϊκά, Διεθνή, Εθνικά κ.λπ.).
• Τήρηση αρχείου νομοθεσίας και νομολογίας.
• Συλλογή Γνωμοδοτήσεων ΝΣΚ, Πράξεων Ελεγκτικού Συνεδρίου και Αποφάσεων ΕΑΑΔΗΣΥ.
• Συνδρομή προς τη Νομική Υπηρεσία του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.

Γραφείο Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων:  

• Παρακολούθηση και τήρηση αρχείων μισθοδοσίας, αδειών, παρουσιών, εκπαίδευσης και μητρώου του προσωπικού της Διεύθυνσης.
• Υποστήριξη διαδικασίας επιλογής και σύναψης συμβάσεων πρόσθετου επιστημονικού, διοικητικού, τεχνικού και λοιπού προσωπικού έργων.
• Αναρτήσεις ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και τήρηση του αντίστοιχου αρχείου.
• Παραλαβή, έλεγχος και καταχώρηση ονομαστικών καταστάσεων προσωπικού έργων.
• Διαχείριση βεβαιώσεων απασχόλησης του πάσης φύσεως προσωπικού.
• Τήρηση Μητρώου των φυσικών προσώπων που αμείβονται, με οποιαδήποτε συμβατική σχέση, σε βάρος των πιστώσεων του προϋπολογισμού όλων των έργων του ΕΛΚΕ.

Γραφείο Διαχείρισης Εντάξεων και Προϋπολογισμών Έργων:  

• Παραλαβή, έλεγχος και ταυτοποίηση συμβάσεων χρηματοδότησης και αποδοχής διαχείρισης έργων.
• Παραλαβή και έλεγχος του προϋπολογισμού της αρχικής ένταξης και των αναμορφώσεων των έργων.
• Υποστήριξη της διαδικασίας αρχικής έγκρισης και αναμόρφωσης του εγκεκριμένου προϋπολογισμού έργου με αιτιολογημένο αίτημα του Επιστημονικού Υπευθύνου και απόφαση της Επιτροπής Ερευνών κατόπιν σύμφωνης γνώμης του ΠΟΥ και έγγραφης συμφωνίας του φορέα χρηματοδότησης, όπου απαιτείται.
• Επικοινωνία με τους Φορείς Χρηματοδότησης και συμβουλευτική προς τους Επιστημονικούς Υπευθύνους για διοικητικά θέματα ένταξης και προϋπολογισμού έργων.

Γραφείο Τήρησης Αρχείου:  

• Τήρηση του έντυπου και ηλεκτρονικού αρχείου των έργων που υλοποιεί ο ΕΛΚΕ.
• Παραλαβή και αρχειοθέτηση διοικητικών και οικονομικών στοιχείων σε φυσικό και ηλεκτρονικό αρχείο έργων.
• Διακίνηση του αρχείου σύμφωνα με τους εσωτερικούς κανόνες.
• Αναπαραγωγή διοικητικών και οικονομικών στοιχείων έργων από το φυσικό αρχείο έργων.

Γενικές Αρμοδιότητες Τμήματος: 

• Υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών και εισήγηση όπου απαιτείται για θέματα αρμοδιότητας του Τμήματος.
• Εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής και παρακολούθηση της τήρησης των διαδικασιών που προβλέπονται στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ.
• Χορήγηση βεβαιώσεων καθώς και κάθε άλλου αναγκαίου έγγραφου, σύμφωνα με τα τηρούμενα αρχείατου τμήματος.
• Υποστήριξη της διαδικασίας κατάρτισης, έγκρισης και παρακολούθησης του προϋπολογισμού εσόδων καιεξόδων του Ε.Λ.Κ.Ε. και των τροποποιήσεών του, καθώς και παρακολούθηση των οικονομικών μεγεθών από όλες τις πηγές χρηματοδότησης, σε συνεργασία με τα υπόλοιπα τμήματα της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ.

Το Τμήμα διαρθρώνεται στα ακόλουθα Γραφεία και με τις ακόλουθες αρμοδιότητες ανά γραφείο:

Γραφείο Προγραμματισμού και Ανάπτυξης:  

• Μέριμνα για την αναζήτηση πηγών χρηματοδότησης της έρευνας σε εθνικό, ευρωπαϊκό και διεθνές επίπεδο.
• Κινητοποίηση των ερευνητών για την υποβολή ερευνητικών προτάσεων.
• Σχεδιασμός, ωρίμανση, σύνταξη, υποβολή και υποστήριξη προτάσεων ιδρυματικών έργων.
• Ενημέρωση της Πανεπιστημιακής Κοινότητας για τις τρέχουσες προκηρύξεις και προσκλήσεις υποβολής προτάσεων για χρηματοδότηση έρευνας και ανάπτυξης.
• Υποβολή προτάσεων χρηματοδότησης έργων και τεχνική βοήθεια στα μέλη ΔΕΠ κατά τη διαδικασία σύνταξης, υποβολής και τροποποίησης προτάσεων έργων.
• Συντονισμός της διαδικασίας αναμόρφωσης των προτάσεων κατά τη διαδικασία ένταξης σε συνεργασία με τους φορείς χρηματοδότησης.
• Υποστήριξη της διαδικασίας έκδοσης των αναγκαίων διοικητικών πράξεων και αποφάσεων κατά τη διαδικασία ένταξης έργων.
• Σύνταξη και υποβολή αναφορών προς τη διοίκηση και τους Φορείς Χρηματοδότησης.
• Δημιουργία μηχανισμού συλλογής και επεξεργασίας δεδομένων της ερευνητικής δραστηριότητας του Ιδρύματος.
• Καταγραφή, παρακολούθηση, εκτίμηση πληρότητας και έλεγχος επιλεξιμότητας των υποβαλλομένων προτάσεων.

Γραφείο Παρακολούθησης Έργων:  

• Λειτουργία μονάδων ανάλογα με τις ανάγκες της παρακολούθησης των διαφόρων κατηγοριών έργων έρευνας και τεχνολογικής ανάπτυξης, καθώς και παροχής σχετικών συναφών υπηρεσιών.
• Υποστήριξη των διαδικασιών ένταξης των έργων στη διαχείριση του ΕΛΚΕ, καθώς και των διαδικασιών τροποποίησης των έργων.
• Παρακολούθηση της υλοποίησης του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου σύμφωνα με τις συμβατικές υποχρεώσεις των έργων.
• Σύνταξη οδηγιών διαχείρισης για τις διάφορες κατηγορίες προγραμμάτων και συντονισμός της επικοινωνίας με Φορείς Χρηματοδότησης, Επιστημονικώς Υπευθύνους και συνεργάτες των έργων.
• Παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών, σύνταξη οδηγιών και υποστήριξη της διαδικασίας υποβολής, ένταξης, τροποποίησης, υλοποίησης και ολοκλήρωσης των έργων.
• Επικοινωνία με τους φορείς χρηματοδότησης και αποστολή στοιχείων για θέματα σχετικά με τις συμβατικές υποχρεώσεις των έργων (περιοδικοί απολογισμοί φυσικού και οικονομικού αντικειμένου, αιτήματα χρηματοδοτήσεων, αιτήματα τροποποίησης, ομάδες έργου, χρονοδιαγράμματα, κ.λπ.).
• Σύνταξη και παρακολούθηση εκθέσεων φυσικού και οικονομικού αντικειμένου έργων.
• Εφαρμογή και έλεγχος εφαρμογής των κανόνων δημοσιότητας, διοργάνωση δράσεων δημοσιότητας,καθώς και υποστήριξη της υλοποίησης δράσεων δημοσιότητας των επιμέρους έργων.
• Προετοιμασία, συντονισμός, υποστήριξη και διεκπεραίωση ελέγχων φυσικού και οικονομικού αντικειμένου έργων από φορείς χρηματοδότησης και άλλους αρμόδιους ελεγκτικούς φορείς.
• Υποβολή στοιχείων διαχείρισης έργων μέσω ειδικών εφαρμογών και ολοκληρωμένων πληροφοριακών συστημάτων των διαφόρων Φορέων Χρηματοδότησης για την παρακολούθηση των έργων.
• Διαχείριση ολοκληρωμένων πληροφοριακών συστημάτων υποβολής προτάσεων και παρακολούθησης έργων διαφόρων εθνικών και ευρωπαϊκών φορέων (Participants Portal της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, ΟΠΣ ΕΣΠΑ, Πληροφοριακό Σύστημα Κρατικών Ενισχύσεων, κ.λπ.).

Γραφείο Μεταφοράς και Αξιοποίησης Τεχνογνωσίας-Τεχνολογίας:

• Καταγραφή των εργαστηρίων και των ερευνητικών μονάδων του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, καθώς επίσης και των τεχνολογικών και ερευνητικών δυνατοτήτων τους για την συμμετοχή τους σε προγράμματα και την εκπόνηση ερευνών και μελετών.
• Εντοπισμός υφιστάμενων και υποστήριξη της εκπόνησης νέων μελετών διάγνωσης των αναγκών των επιχειρήσεων και σύζευξη-συνεργασία τους με τις ερευνητικές μονάδες και εργαστήρια του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.
• Παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών σε θέματα διανοητικής ιδιοκτησίας, μεταφοράς και αξιοποίησης τεχνογνωσίας-τεχνολογίας, καθώς και σε θέματα δημιουργίας και ανάπτυξης νέων επιχειρήσεων-τεχνοβλαστών.
• Επιμέλεια εκδόσεων και δράσεων προώθησης των ερευνητικών αποτελεσμάτων, καθώς και αξιοποίησης του ερευνητικού δυναμικού του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.
• Στοχευμένη ενημέρωση εργαστηρίων για διαθέσιμες χρηματοδοτήσεις, αλλά και αιτημάτων συνεργασιών από άλλους φορείς, βάσει των ενδιαφερόντων και δυνατοτήτων τους.
• Παροχή συμβουλών και υποστήριξης για την κατοχύρωση δικαιωμάτων έρευνας και συμφωνιών συνεργασίας σε θέματα πνευματικής ιδιοκτησίας, εμπορικών σημάτων, σχεδίων, πατεντών, συμφωνιών εμπιστευτικότητας για προκαταρκτική συζήτηση εκμετάλλευσης έρευνας από τρίτο, συμφωνιών μεταφοράς τεχνογνωσίας – Τεχνολογίας σε τρίτο, συμφωνιών άδειας χρήσης, συμφωνητικών συνεργασίας.
• Συμβουλευτική υποστήριξη και υποστήριξη δικτύωσης για την παροχή βοήθειας στην ανεύρεση κατάλληλων συνεργατών, την επαφή με τοπικές επιχειρήσεις, τη δημιουργία δικτύων με άλλες αντίστοιχες υπηρεσίες και δομές στην Ελλάδα και το εξωτερικό, τη δημιουργία σχέσεων με φορείς της τοπικής αυτοδιοίκησης σε τοπικό και περιφερειακό επίπεδο, τη δημιουργία σχέσεων με Πανεπιστήμια, ΤΕΙ, Ερευνητικά Κέντρα και λοιπούς ερευνητικούς φορείς.
• Οργάνωση ενημερωτικών δράσεων για την ακαδημαϊκή-ερευνητική κοινότητα και τους παραγωγικούς φορείς-επιχειρήσεις.
• Υποστήριξη της αξιοποίησης των ερευνητικών αποτελεσμάτων μέσω χρηματοδότησης από αναπτυξιακά προγράμματα, βιομηχανικούς φορείς, επιχειρηματικά κεφάλαια, φορείς υποδοχής και φιλοξενίας θερμοκοιτίδων, καθώς επίσης και υποστήριξη της ανεύρεσης συνεργατών μέσω συμμετοχής σε στοχευμένα επενδυτικά φόρουμ.

Γενικές Αρμοδιότητες Τμήματος:

• Υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών και εισήγηση όπου απαιτείται για θέματα αρμοδιότητας του Τμήματος.
• Εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής και παρακολούθηση της τήρησης των διαδικασιών που προβλέπονται στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης ΕΛΚΕ.
• Χορήγηση βεβαιώσεων καθώς και κάθε άλλου αναγκαίου έγγραφου, σύμφωνα με τα τηρούμενα αρχεία του τμήματος.
• Υποστήριξη της διαδικασίας κατάρτισης, έγκρισης και παρακολούθησης του προϋπολογισμού εσόδων και εξόδων του ΕΛΚΕ και των τροποποιήσεων του, καθώς και παρακολούθηση των οικονομικών μεγεθών από όλες τις πηγές χρηματοδότησης, σε συνεργασία με τα υπόλοιπα τμήματα της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ.

Οι ειδικότερες αρμοδιότητες του Τμήματος αφορούν τα έργα του ΕΛΚΕ που υλοποιούνται στην Πανεπιστημιούπολη Άρτας και είναι οι ακόλουθες:

• Υποστήριξη των Επιστημονικώς Υπευθύνων και των συνεργατών των σχετικών έργων για θέματα διοικητικών αιτημάτων και συναλλαγών.
• Παραλαβή και έλεγχος διοικητικών αιτημάτων των σχετικών έργων, καθώς επίσης και πρωτοκόλληση καικαταχώρηση τους στο πληροφοριακό σύστημα.
• Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση των διοικητικών αιτημάτων των σχετικών έργων.
• Υποστήριξη της διαδικασίας επιλογής και σύναψης συμβάσεων πρόσθετου επιστημονικού, διοικητικού,τεχνικού και λοιπού προσωπικού των σχετικών έργων.
• Παραλαβή και διεκπεραίωση βεβαιώσεων απασχόλησης του πάσης φύσεως προσωπικού της Πανεπιστημιούπολης Άρτας.
• Παραλαβή, έλεγχος και ταυτοποίηση συμβάσεων χρηματοδότησης και αποδοχής διαχείρισης, αρχικήςένταξης και των αναμορφώσεων των σχετικών έργων.
• Επικοινωνία με τους Φορείς Χρηματοδότησης και συμβουλευτική προς τους Επιστημονικούς Υπευθύνουςγια διοικητικά θέματα ένταξης και προϋπολογισμού των σχετικών έργων.
• Μέριμνα για τη διαχείριση του έντυπου και ηλεκτρονικού αρχείου των σχετικών έργων.
• Υποστήριξη της ενημέρωσης και της κινητοποίησης των ερευνητών και των μελών ΔΕΠ των Τμημάτων της Πανεπιστημιούπολης Άρτας για την υποβολή προτάσεων.
• Υποστήριξη της διαδικασίας σχεδιασμού, ωρίμανσης, υποβολής και υποστήριξης προτάσεων και έργων ιδρυματικού χαρακτήρα.
• Υποστήριξη της διαδικασίας έκδοσης των αναγκαίων διοικητικών πράξεων και αποφάσεων κατά τη διαδικασία ένταξης των σχετικών έργων.
• Υποστήριξη των διαδικασιών ένταξης και τροποποίησης των σχετικών έργων, καθώς επίσης και παρακολούθηση της υλοποίησης του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου τους.
• Υποστήριξη της σύνταξης εκθέσεων φυσικού και οικονομικού αντικειμένου έργων.
• Υποστήριξη της διαδικασίας διεκπεραίωσης ελέγχων φυσικού και οικονομικού αντικειμένου των σχετικών έργων από φορείς χρηματοδότησης και άλλους αρμόδιους ελεγκτικούς φορείς».

Γενικές Αρμοδιότητες Τμήματος:

• Υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών και εισήγηση όπου απαιτείται για θέματα αρμοδιότητας του Τμήματος.
• Εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής και παρακολούθηση της τήρησης των διαδικασιών που προβλέπονται στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ.
• Χορήγηση βεβαιώσεων καθώς και κάθε άλλου αναγκαίου έγγραφου, σύμφωνα με τα τηρούμενα αρχεία του τμήματος.
• Υποστήριξη της διαδικασίας κατάρτισης, έγκρισης και παρακολούθησης του προϋπολογισμού εσόδων και εξόδων του Ε.Λ.Κ.Ε. και των τροποποιήσεών του, καθώς και παρακολούθηση των οικονομικών μεγεθών από όλες τις πηγές χρηματοδότησης, σε συνεργασία με τα υπόλοιπα τμήματα της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ.

Το Τμήμα διαρθρώνεται στα ακόλουθα Γραφεία και με τις ακόλουθες αρμοδιότητες ανά γραφείο:

Γραφείο Σχεδιασμού και Διαχείρισης Ποιότητας:

• Σχεδιασμός, ανάπτυξη, εγκατάσταση εφαρμογή και συνεχής βελτίωση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.
• Ανάλυση, ανασχεδιασμός και τεκμηρίωση του πληροφοριακού συστήματος ως εργαλείου εφαρμογής της πολιτικής ποιότητας, καθώς και την προσαρμογή του στους κανόνες και τις διαδικασίες ποιότητας.
• Επανασχεδιασμός υφιστάμενων και σχεδιασμός νέων διεργασιών, διαδικασιών, εντύπων και οδηγιών εργασίας για τη διαχείριση έργων.
• Υποστήριξη της εφαρμογής διαδικασιών ποιότητας μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος και της διενέργειας τακτικών και έκτακτων επιθεωρήσεων πιστοποίησης ποιότητας κατά τα διεθνή και εθνικά πρότυπα.
• Οργάνωση καταγραφών και διαχείριση προτάσεων βελτίωσης των διεργασιών, διαδικασιών, εντύπων και οδηγιών εργασίας.
• Επεξεργασία των πρωτογενών δεδομένων του πληροφοριακού συστήματος, εκπόνηση μελετών και συνδρομή στην ανάπτυξη της στρατηγικής του ΕΛΚΕ για την αποτελεσματική υποστήριξη της ερευνητικής δραστηριότητας.
• Τεκμηρίωση και στατιστική ανάλυση στοιχείων και δεδομένων του πληροφοριακού συστήματος.
• Παραγωγή στοιχείων τεκμηρίωσης της ερευνητικής δραστηριότητας του ιδρύματος.
• Απεικόνιση της ερευνητικής δραστηριότητας μέσω διεθνώς αποδεκτών δεικτών ερευνητικής δραστηριότητας.
• Σχεδιασμός και εφαρμογή νέων εργαλείων ποιότητας για την εξυπηρέτηση των αναγκών του ΕΛΚΕ.

Γραφείο Διαχείρισης Ασφάλειας και Τεχνικής Υποστήριξης:

• Τεχνική διαχείριση των δικτύων δεδομένων και τηλεπικοινωνιών του ΕΛΚΕ.
• Υποστήριξη και διαχείριση των χρηστών των κεντρικών διαδικτυακών εφαρμογών του ΕΛΚΕ και των συστημάτων ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.
• Διαχείριση ασφάλειας του Πληροφοριακού Συστήματος του ΕΛΚΕ (δικαιώματα πρόσβασης, ασφάλεια από εξωτερικές επεμβάσεις, προστασία ηλεκτρονικών αρχείων και τήρηση αντιγράφων ασφαλείας).
• Εξασφάλιση καλής λειτουργίας Ηλεκτρονικού εξοπλισμού (Η/Υ, περιφερειακά, ενεργά στοιχεία δικτύου δεδομένων και φωνής, τηλέφωνα, φαξ, πολύ μηχανήματα) και Κτιριακού εξοπλισμού (σύστημα θέρμανσης,υδραυλικά, ηλεκτρικά, καλωδιώσεις δικτύου δεδομένων και φωνής, εξοπλισμός γραφείου κ.λπ.).
• Εγκατάσταση, λειτουργία και συντήρηση των εξυπηρετητών (Servers) του ΕΛΚΕ (SQL Server, File Server, Web Server, Domain Server, κ.λπ.).
• Λειτουργία και διαχείριση διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δημιουργία και διαχείριση των θυρίδων του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των χρηστών, των μονάδων, των ομάδων και των τμημάτων.
• Διαχείριση ηλεκτρονικών λιστών αποδεκτών πληροφόρησης.
• Σύνταξη προτάσεων αναβάθμισης των πληροφοριακών υποδομών.
• Τήρηση αντιγράφων ασφαλείας όλων των δεδομένων του πληροφοριακού συστήματος.

Γραφείο Ανάπτυξης και Υποστήριξης Εφαρμογών και Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών:

• Καταγραφή και αξιολόγηση των αναγκών, προγραμματισμός, προτάσεις τεχνικών λύσεων και υλοποίηση δράσεων ΤΠΕ και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης.
• Παροχή τεχνικής υποστήριξης ως προς την οργάνωση, λειτουργία και συντήρηση των υποδομών πληροφορικής και επικοινωνιών του ΕΛΚΕ.
• Εκπαίδευση των χρηστών για την κατανόηση και την ορθή χρήση και αξιοποίηση του πληροφοριακού συστήματος.
• Παροχή βοήθειας στους Επιστημονικούς Υπευθύνους και τους συνεργάτες των έργων για τη χρήση του Πληροφοριακού Συστήματος μέσω του διαδικτύου.
• Προσαρμογή του Πληροφοριακού Συστήματος στους κανόνες και τις διαδικασίες ποιότητας, καθώς επίσης και αναβάθμισή του σε εργαλείο εφαρμογής της πολιτικής ποιότητας του ΕΛΚΕ.
• Διαχείριση του συστήματος χρονοχρέωσης των έργων και υποστήριξη των χρηστών.
• Υποστήριξη ειδικών εφαρμογών και ολοκληρωμένων πληροφοριακών συστημάτων των Φορέων Χρηματοδότησης για την παρακολούθηση των έργων.
• Υποστήριξη και διαχείριση διεπαφών με συστήματα ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.
• Αξιοποίηση Υπηρεσιών Πληροφόρησης για νέα Έρευνας και Τεχνολογικής Ανάπτυξης και οργάνωση ηλεκτρονικών υπηρεσιών πληροφόρησης και επικοινωνίας.
• Συλλογή και επεξεργασία δεδομένων της ερευνητικής δραστηριότητας του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων (προτάσεις, έργα, ερευνητές, αποτελέσματα).
• Υποστήριξη διοργάνωσης εκδηλώσεων και δράσεων δημοσιότητας.
• Αντιμετώπιση αναγκών μαζικής επικοινωνίας ή μαζικής ενημέρωσης συνεργατών, φορέων χρηματοδότησης και λοιπών φορέων με ηλεκτρονικά μέσα.
• Έλεγχος ποιότητας των δεδομένων και εκπόνηση σχετικών αναφορών ελέγχου δεδομένων.
• Σχεδιασμός, ανάπτυξη και διαχείριση της ιστοσελίδας του ΕΛΚΕ, καθώς επίσης και σχεδιασμός, ανάπτυξη και υποστήριξη παροχής ηλεκτρονικών υπηρεσιών μέσω της ιστοσελίδας.
• Ηλεκτρονική ενημέρωση της Πανεπιστημιακής Κοινότητας για ευκαιρίες χρηματοδότησης.
• Δημιουργία, λειτουργία και συντήρηση κάθε ηλεκτρονικής εφαρμογής του ΕΛΚΕ στο διαδίκτυο.
• Οργάνωση ηλεκτρονικών υπηρεσιών πληροφόρησης και επικοινωνίας και τροφοδότηση της ιστοσελίδας.
• Υποστήριξη της δημοσίευσης νέων, προκηρύξεων θέσεων εργασίας, προκηρύξεων διαγωνισμών, θεματικών δικτύων έρευνας, πληροφοριών εργαστηρίων, ανακοινώσεων στην ιστοσελίδα.
• Σχεδιασμός, ανάπτυξη, ενημέρωση, συντήρηση και διαχείριση των σελίδων κοινωνικής δικτύωσης του ΕΛΚΕ.»

Γενικές Αρμοδιότητες Τμήματος:

• Υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών και εισήγηση όπου απαιτείται για θέματα αρμοδιότητας του Τμήματος.
• Εκτέλεση των αποφάσεων τη ς Επιτροπής και παρακολούθηση της τήρησης των διαδικασιών που προβλέπονται στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ.
• Χορήγηση βεβαιώσεων καθώς και κάθε άλλου αναγκαίου έγγραφου, σύμφωνα με τα τηρούμενα αρχείατου τμήματος.
• Συντονισμός της διαδικασίας κατάρτισης, έγκρισης και παρακολούθησης του συνολικού ετήσιου συνοπτικού και αναλυτικού προϋπολογισμού εσόδων και εξόδων του ΕΛΚΕ και των τροποποιήσεών του, καθώς και παρακολούθηση των οικονομικών μεγεθών από όλες τις πηγές χρηματοδότησης, σε συνεργασία με τα υπόλοιπα τμήματα της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ.
• Σύνταξη απολογισμού της εκτέλεσης του προϋπολογισμού του ΕΛΚΕ σε συνοπτικό και αναλυτικό επίπεδο,καθώς και των προβλεπόμενων, σύμφωνα με τους λογιστικούς κανόνες, χρηματοοικονομικών καταστάσεων της χρήσης.

Το Τμήμα διαρθρώνεται στα ακόλουθα Γραφεία και με τις ακόλουθες αρμοδιότητες ανά γραφείο:

Γραφείο Λογιστικής Διαχείρισης και Εκκαθάρισης Δαπανών:

• Διενέργεια των δημοσιονομικών δεσμεύσεων και τήρηση του Μητρώου Δεσμεύσεων, σύμφωνα με το πλαίσιο των ΕΛΚΕ.
• Έλεγχος, εκκαθάριση και έκδοση ενταλμάτων πληρωμής των δαπανών του ΕΛΚΕ, μέσα στην προβλεπόμενη προθεσμία από το ευρωπαϊκό και εθνικό κανονιστικό πλαίσιο, καταχώριση των στοιχείων των δικαιούχων και τήρηση του Μητρώου αυτών.
• Εκκαθάριση των αποδοχών και των κάθε είδους αποζημιώσεων για το πάσης φύσεως προσωπικό που απασχολείται στα έργα του ΕΛΚΕ, τη χορήγηση φορολογικών βεβαιώσεων και βεβαιώσεων αποδοχών.
• Παρακολούθηση της λογιστικής και διαχειριστικής κίνησης των έργων, τήρηση των λογιστικών βιβλίων και σύνταξη των προβλεπόμενων χρηματοοικονομικών καταστάσεων, του απολογισμού και των δημοσιονομικών αναφορών.
• Διασφάλιση της ορθής εκτέλεσης του συνολικού προϋπολογισμού του ΕΛΚΕ και εφαρμογή των κατάλληλων ελέγχων και δικλίδων ασφαλείας σχετικά με τα έσοδα, τις δαπάνες, τις προμήθειες και τα περιουσιακά στοιχεία του ΕΛΚΕ, σε συνεργασία με τα λοιπά τμήματα της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ.
• Παρακολούθηση της εξέλιξης των οικονομικών μεγεθών του ΕΛΚΕ και τήρηση των οδηγιών του Γενικού Λογιστηρίου του Κράτους σχετικά με την κατάρτιση και εκτέλεση του προϋπολογισμού του, σε συνεργασία με τα λοιπά τμήματα της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ.
• Υποστήριξη σύνταξης εκθέσεων επί διαφωνιών με την Επιτροπή Ερευνών, υποβολής της στη ΔιεύθυνσηΣυντονισμού και Ελέγχου Δημοσιολογιστικών Διατάξεων και στη Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων και κοινοποίησής της στη Σύγκλητο και τον Πρύτανη.
• Τήρηση των διατάξεων της φορολογικής και της λοιπής νομοθεσίας για την ενημέρωση των βιβλίων καθώς και την τήρηση των εσωτερικών κανόνων.
• Υποστήριξη της παρακράτησης και απόδοσης των φορολογικών υποχρεώσεων προς το Δημόσιο και των ασφαλιστικών εισφορών προς ασφαλιστικούς οργανισμούς, καθώς επίσης και συμπλήρωση δηλώσεων και καταστάσεων, έλεγχος και συμφωνία των λογιστικών καταχωρήσεων με τις κατατεθειμένες δηλώσεις και καταστάσεις.
• Σύνταξη και υποβολή οικονομικών καταστάσεων και στοιχείων σε εσωτερικούς και εξωτερικούς ελέγχους από αρμόδιους φορείς.
• Άντληση χρηματοοικονομικών πληροφοριών και δεικτών καθώς και εξαγωγή αναλυτικής, συνολικής,προοδευτικής και τελικής εικόνας των έργων και των στοιχείων της λογιστικής.
• Παραλαβή, έλεγχος των εισερχομένων στοιχείων, λογιστικές καταχωρήσεις και ενημέρωση των βιβλίων.
• Διαχείριση και καταχώρηση δαπανών εξωτερικού, διαχείριση και τήρηση Μητρώου Παγίων, καθώς επίσης και διαχείριση ΦΠΑ (Σύνταξη δηλώσεων, επιστροφές ΦΠΑ, απαλλαγές ΦΠΑ).
• Έλεγχος και συμφωνία έργων, καθώς επίσης σύνταξη οικονομικών καταστάσεων (ισοζύγια, καταστάσεις συμφωνιών, απολογισμοί, αποτελέσματα χρήσης και ισολογισμοί).
• Μηνιαίες συμφωνίες μεταξύ των λογαριασμών με προσέγγιση μηνιαίου κλεισίματος.

Γραφείο Οικονομικών Συναλλαγών:

• Επικοινωνία και συμβουλευτική με τους Επιστημονικώς Υπευθύνους και τους συνεργάτες των έργων για θέματα οικονομικών συναλλαγών έργων.
• Παραλαβή και έλεγχος εντολών – αποδόσεων δαπανών των έργων.
• Πρωτοκόλληση και καταχώρηση των εντολών – αποδόσεων δαπανών στο πληροφοριακό σύστημα.
• Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση των εντολών δαπάνης.

Γενικές Αρμοδιότητες Τμήματος:

• Διαχείριση τραπεζικών λογαριασμών ταμειακής διαχείρισης στην Τράπεζα της Ελλάδος και σε πιστωτικά ιδρύματα.
• Παραλαβή, έλεγχος, χαρακτηρισμός, ταξινόμηση, επεξεργασία και αρχειοθέτηση χρηματοδοτήσεων έργων και παραστατικών καταθέσεων.
• Διαχείριση χρηματοδοτήσεων, χορηγήσεων και επιστροφών ταμειακών διευκολύνσεων έργων.
• Έκδοση φορολογικών στοιχείων χρηματοδοτήσεων και τήρηση αρχείου φορολογικών στοιχείων.
• Έκδοση εγγυητικών επιστολών.
• Έλεγχος καταθέσεων πελατών, καταχώρηση και ταυτοποίηση καταθέσεων.
• Ημερήσιος έλεγχος και αντιπαραβολή των τραπεζικών στοιχείων και εγγραφών στα βιβλία.
• Χαρακτηρισμός και καταχώρηση επιστροφών αχρησιμοποίητων υπολοίπων έργων.
• Τήρηση αρχείου καταθέσεων, ταμειακών διευκολύνσεων και επιστροφών έργων (παραστατικά και έγγραφα).
• Διαχείριση κρατήσεων και διαχείριση γενικών εξόδωνέργων.
• Τήρηση αρχείου τραπεζικών λογαριασμών και αποθήκης επιταγών.
• Έκδοση Τραπεζικών Επιταγών, εμβασμάτων και τραπεζικών εντολών για την πληρωμή δαπανών.
• Διενέργεια τραπεζικών εργασιών με εντολές του Προέδρου ή άλλου εξουσιοδοτημένου μέλους της Επιτροπής Ερευνών.
• Διεκπεραίωση της πληρωμής (εξόφλησης) των δαπανών, μέσω ηλεκτρονικών εντολών μεταφοράς και πίστωσης λογαριασμού των δικαιούχων ή τραπεζικών επιταγών, καθώς επίσης και απόδοση των υπέρ τρίτων κρατήσεων, διενέργεια συμψηφισμών και απόδοση στο Δημόσιο και στα οικεία ασφαλιστικά ταμεία των οφειλών των δικαιούχων που αναγράφονται στις σχετικές βεβαιώσεις φορολογικών και ασφαλιστικών οφειλών, ενημέρωση των δικαιούχων και των φορέων για την έκδοση χρηματικών ενταλμάτων στο όνομά τους και την εξόφλησή τους, καθώς και τήρηση Μητρώων Κατασχέσεων και Εκχωρήσεων.
• Είσπραξη των εσόδων του ΕΛΚΕ και κατ’ είδος προσδιορισμός του ετήσιου ύψους τους, καθώς και γνωστοποίηση του ύψους αυτού στην Επιτροπή Ερευνών έως το τέλος του δεύτερου μήνα του επόμενου οικονομικού έτους από την είσπραξη των εσόδων αυτών.
• Μεταφορά πλεοναζόντων διαθεσίμων από τα πιστωτικά ιδρύματα στην Τράπεζα της Ελλάδος, σε λογαριασμούς ταμειακής διαχείρισης, σύμφωνα με το ισχύον πλαίσιο και κατόπιν σχετικών αποφάσεων της Επιτροπής Ερευνών.
• Μεταφορά χρηματικών διαθεσίμων από την Τράπεζα της Ελλάδος σε πιστωτικά ιδρύματα, βάσει του προγραμματισμού πληρωμών του ΕΛΚΕ, σύμφωνα με το ισχύον πλαίσιο και κατόπιν αποφάσεων της Επιτροπής Ερευνών.

Γενικές Αρμοδιότητες Τμήματος:

• Υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ και εισήγηση όπου απαιτείται για θέματα αρμοδιότητας του Τμήματος.
• Εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής και παρακολούθηση της τήρησης των διαδικασιών που προβλέπονται στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ σχετικά με θέματα προμηθειών.
• Χορήγηση βεβαιώσεων καθώς και κάθε άλλου αναγκαίου έγγραφου, σύμφωνα με τα τηρούμενα αρχείατου τμήματος.
• Υποστήριξη της εκτέλεσης διαδικασιών προμηθειών του ΕΛΚΕ.
• Υποστήριξη της Επιτροπής και των Επιστημονικών Υπευθύνων των έργων για τα θέματα που αφορούν τις διατυπώσεις δημοσιότητας, καθώς και τη σύναψη και εκτέλεση δημοσίων συμβάσεων προμηθειών.
• Διαχείριση Ηλεκτρονικών Συστημάτων Προμηθειών
• Τήρηση αρχείου προμηθειών.

Το τμήμα διαρθρώνεται στα ακόλουθα Γραφεία και με τις ακόλουθες αρμοδιότητες ανά γραφείο:

Γραφείο Διοικητικής Υποστήριξης Προμηθειών:

• Τήρηση αρχείου νομοθεσίας περί προμηθειών.
• Παραλαβή και διεκπεραίωση αιτημάτων προμηθειών.
• Σύνταξη των τευχών δημοπράτησης διαγωνιστικών διαδικασιών και διεκπεραίωση διαδικασιών προεγκρίσεων (προδημοπρασιακός και προσυμβατικός έλεγχος).
• Έλεγχος τήρησης πλαισίου προμηθειών και τήρησης κανόνων δημοσιότητας.
• Υλοποίηση διαδικασιών συγκρότησης και ενημέρωσης των επιτροπών διαγωνισμών.
• Διοικητική υποστήριξη της διεξαγωγής διαγωνισμών, των διαδικασιών έγκρισης από τα αρμόδια όργανα και υλοποίηση διαδικασιών συμβασιοποίησης.
• Υποστήριξη υλοποίησης διαδικασιών προμηθειών για τις λειτουργικές ανάγκες της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης του ΕΛΚΕ.
• Διαχείριση εγγυητικών επιστολών.
• Τήρηση αρχείου προμηθειών.
• Διεκπεραίωση αλληλογραφίας τμήματος.

Γραφείο Διαχείρισης Ηλεκτρονικών Συστημάτων Προμηθειών:

• Υποστήριξη διενέργειας ηλεκτρονικών διαγωνισμών μέσω Εθνικού Συστήματος Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (ΕΣΗΔΗΣ).
• Ανάρτηση απαιτούμενων πράξεων προμηθειών στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων (ΚΗΜΔΗΣ).
• Ανάρτηση απαιτούμενων πράξεων προμηθειών στο Πρόγραμμα ΔΙΑΥΓΕΙΑ.

Γραφείο Διοικητικής και Ηλεκτρονικής Υποστήριξης Προμηθειών (Άρτα):

• Άσκηση των αρμοδιοτήτων του Γραφείου Διοικητικής Υποστήριξης Προμηθειών για τα έργα που υλοποιούνται στην Πανεπιστημιούπολη Άρτας.
• Άσκηση των αρμοδιοτήτων του Γραφείου Διαχείρισης Ηλεκτρονικών Συστημάτων Προμηθειών για τα έργα που υλοποιούνται στην Πανεπιστημιούπολη Άρτας».

Γενικές Αρμοδιότητες Τμήματος:

• Υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών και εισήγηση όπου απαιτείται για θέματα αρμοδιότητας του Τμήματος.
• Εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής και παρακολούθηση της τήρησης των διαδικασιών που προβλέπονται στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης ΕΛΚΕ. Χορήγηση βεβαιώσεων καθώς και κάθε άλλου αναγκαίου έγγραφου, σύμφωνα με τα τηρούμενα αρχεία του τμήματος.
• Υποστήριξη της διαδικασίας κατάρτισης, έγκρισης και παρακολούθησης του προϋπολογισμού εσόδων και

εξόδων του ΕΛΚΕ και των τροποποιήσεων του, καθώς και παρακολούθηση των οικονομικών μεγεθών από όλες τις πηγές χρηματοδότησης, σε συνεργασία με τα υπόλοιπα τμήματα της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ.

Οι ειδικότερες αρμοδιότητες του Τμήματος αφορούν τα έργα του ΕΛΚΕ που υλοποιούνται στην Πανεπιστημιούπολη Άρτας και είναι οι ακόλουθες:

• Υποστήριξη των Επιστημονικώς Υπευθύνων και των συνεργατών των σχετικών έργων για θέματα οικονομικών συναλλαγών.
• Παραλαβή και έλεγχος οικονομικών αιτημάτων και εντολών δαπανών των σχετικών έργων, καθώς επίσης και πρωτοκόλληση και καταχώρηση τους στο πληροφοριακό σύστημα.
• Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση των οικονομικών αιτημάτων και εντολών δαπανών των σχετικών έργων.
• Υποστήριξη του ελέγχου και της εκκαθάρισης των δαπανών, των αποδοχών και των κάθε είδους αποζημιώσεων των σχετικών έργων, μέσα στην προβλεπόμενη προθεσμία από το ευρωπαϊκό και εθνικό κανονιστικό πλαίσιο.
• Παρακολούθηση της λογιστικής και διαχειριστικής κίνησης των σχετικών έργων, καθώς και υποστήριξη τηςτήρησης των λογιστικών βιβλίων και της σύνταξης των προβλεπόμενων χρηματοοικονομικών καταστάσεων,απολογισμών και δημοσιονομικών αναφορών.
• Υποστήριξη της διαδικασίας παρακράτησης και απόδοσης των φορολογικών υποχρεώσεων προς το Δημόσιο και των ασφαλιστικών εισφορών προς ασφαλιστικούς οργανισμούς των σχετικών έργων.
• Υποστήριξη της διαχείρισης τραπεζικών λογαριασμών και της διενέργειας τραπεζικών εργασιών σύμφωνα με το υφιστάμενο θεσμικό πλαίσιο.
• Υποστήριξη της διαδικασίας πληρωμής (εξόφλησης) των δαπανών των σχετικών έργων».