Γενικές Αρμοδιότητες Τμήματος:
- Υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών και εισήγηση όπου απαιτείται για θέματα αρμοδιότητας του Τμήματος.
- Εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής και παρακολούθηση της τήρησης των διαδικασιών που προβλέπονται στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης ΕΛΚΕ.
- Χορήγηση βεβαιώσεων καθώς και κάθε άλλου αναγκαίου έγγραφου, σύμφωνα με τα τηρούμενα αρχεία του τμήματος.
- Υποστήριξη της διαδικασίας κατάρτισης, έγκρισης και παρακολούθησης του προϋπολογισμού εσόδων καιεξόδων του ΕΛΚΕ και των τροποποιήσεών του, καθώς και παρακολούθηση των οικονομικών μεγεθών από όλες τις πηγές χρηματοδότησης, σε συνεργασία με τα υπόλοιπα τμήματα της Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης ΕΛΚΕ.
Το Τμήμα διαρθρώνεται στα ακόλουθα Γραφεία και με τις ακόλουθες αρμοδιότητες ανά γραφείο:
Γραφείο Γραμματειακής Υποστήριξης Επιτροπής Ερευνών:
- Γραμματεία και γραμματειακή υποστήριξη της Επιτροπής Ερευνών και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ, του Προέδρου και του Προϊσταμένου της Διεύθυνσης.
- Συγκέντρωση θεμάτων, έλεγχος και σύνταξη της ημερήσιας διάταξης της συνεδρίασης της Επιτροπής Ερευνών.
- Τήρηση και σύνταξη πρακτικών συνεδριάσεων Επιτροπής Ερευνών.
- Σύνταξη αλληλογραφίας διανομής των αποφάσεων.
- Σύνταξη διοικητικών εγγράφων και υποστήριξη διενέργειας διοικητικών πράξεων.
- Επικοινωνία και ενημέρωση Επιστημονικώς Υπευθύνων έργων και Φορέων Χρηματοδότησης.
- Παραλαβή γενικής αλληλογραφίας (πρωτόκολλο πέραν των τυποποιημένων εντύπων διαχείρισης έργων).
- Παρακολούθηση του κεντρικού λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ΕΛΚΕ και προώθηση της αλληλογραφίας στα αντίστοιχα τμήματα για διεκπεραίωση.
Γραφείο Νομικής Υποστήριξης:
- Παροχή νομικών συμβουλών, γνωμοδοτήσεων και εισηγήσεων προς την Επιτροπή Ερευνών για τις ανάγκεςτης Διεύθυνσης Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης του ΕΛΚΕ.
- Νομικός έλεγχος συμβάσεων χρηματοδότησης έργων του ΕΛΚΕ (Ευρωπαϊκά, Διεθνή, Εθνικά κ.λπ.).
- Νομικός έλεγχος συμβάσεων και διακηρύξεων του Τμήματος Προμηθειών Αγαθών, Υπηρεσιών και Μισθώσεων.
- Εκπόνηση σχεδίων συμβάσεων έργων του ΕΛΚΕ (Ευρωπαϊκά, Διεθνή, Εθνικά κ.λπ.).
- Τήρηση αρχείου νομοθεσίας και νομολογίας.
- Συλλογή Γνωμοδοτήσεων ΝΣΚ, Πράξεων Ελεγκτικού Συνεδρίου και Αποφάσεων ΕΑΑΔΗΣΥ.
- Συνδρομή προς τη Νομική Υπηρεσία του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων.
Γραφείο Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων:
- Παρακολούθηση και τήρηση αρχείων μισθοδοσίας, αδειών, παρουσιών, εκπαίδευσης και μητρώου του προσωπικού της Διεύθυνσης.
- Υποστήριξη διαδικασίας επιλογής και σύναψης συμβάσεων πρόσθετου επιστημονικού, διοικητικού, τεχνικού και λοιπού προσωπικού έργων.
- Αναρτήσεις ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και τήρηση του αντίστοιχου αρχείου.
- Παραλαβή, έλεγχος και καταχώρηση ονομαστικών καταστάσεων προσωπικού έργων.
- Διαχείριση βεβαιώσεων απασχόλησης του πάσης φύσεως προσωπικού.
- Τήρηση Μητρώου των φυσικών προσώπων που αμείβονται, με οποιαδήποτε συμβατική σχέση, σε βάρος των πιστώσεων του προϋπολογισμού όλων των έργων του ΕΛΚΕ.
Γραφείο Διαχείρισης Εντάξεων και Προϋπολογισμών Έργων:
- Παραλαβή, έλεγχος και ταυτοποίηση συμβάσεων χρηματοδότησης και αποδοχής διαχείρισης έργων.
- Παραλαβή και έλεγχος του προϋπολογισμού της αρχικής ένταξης και των αναμορφώσεων των έργων.
- Υποστήριξη της διαδικασίας αρχικής έγκρισης και αναμόρφωσης του εγκεκριμένου προϋπολογισμού έργου με αιτιολογημένο αίτημα του Επιστημονικού Υπευθύνου και απόφαση της Επιτροπής Ερευνών κατόπιν σύμφωνης γνώμης του ΠΟΥ και έγγραφης συμφωνίας του φορέα χρηματοδότησης, όπου απαιτείται.
- Επικοινωνία με τους Φορείς Χρηματοδότησης και συμβουλευτική προς τους Επιστημονικούς Υπευθύνους για διοικητικά θέματα ένταξης και προϋπολογισμού έργων.
Γραφείο Τήρησης Αρχείου:
- Τήρηση του έντυπου και ηλεκτρονικού αρχείου των έργων που υλοποιεί ο ΕΛΚΕ.
- Παραλαβή και αρχειοθέτηση διοικητικών και οικονομικών στοιχείων σε φυσικό και ηλεκτρονικό αρχείο έργων.
- Διακίνηση του αρχείου σύμφωνα με τους εσωτερικούς κανόνες.
- Αναπαραγωγή διοικητικών και οικονομικών στοιχείων έργων από το φυσικό αρχείο έργων.