Οδηγίες για εξ αποστάσεως εξετάσεις

ΕΙΣΗΓΗΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΕΞΕΤΑΣΕΩΝ ΜΕ ΜΕΘΟΔΟΥΣ ΣΥΓΧΡΟΝΗΣ ΕΞ ΑΠΟΣΤΑΣΕΩΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΜΕ ΣΚΟΠΟ ΤΗ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΤΩΝ  ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΩΝ ΣΤΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΚΑΙ ΤΗΝ ΕΞΑΣΦΑΛΙΣΗ ΤΟΥ ΑΔΙΑΒΛΗΤΟΥ ΑΥΤΗΣ,  ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΑ ΟΡΙΖΟΜΕΝΑ ΣΤΗΝ 577/25-1-2024 ΔΙΕΥΚΡΙΝΙΣΤΙΚΗ ΕΓΚΥΚΛΙΟ ΤΟΥ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟΥ ΠΑΙΔΕΙΑΣ, ΘΡΗΣΚΕΥΜΑΤΩΝ  ΚΑΙ ΑΘΛΗΤΙΣΜΟΥ

Κατ’ εφαρμογή των οριζομένων, στον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ΓΚΠΔ (ΕΕ)2016/679) , των οριζόμενων στον Εθνικό Ν. 4624/2019, των διατάξεων των άρθρων 65 (παρ. 1,3 και β της παρ. 4) και άρθρου 67 (παρ. 1,ε) του Ν. 4957/2022:  «Η αξιολόγηση των φοιτητών δύναται να πραγματοποιείται με γραπτές η προφορικές εξετάσεις, ενδιάμεσες εξετάσεις προόδου, γραπτές εργασίες, εργαστηριακές η κλινικές ασκήσεις, συνδυασμό διαφορετικών μεθόδων αξιολόγησης , η άλλες μεθόδους αξιολόγησης που συνάδουν με το είδος της εκπαιδευτικής διαδικασίας. Κατά την διεξαγωγή γραπτών η προφορικών εξετάσεων, ως μεθόδων αξιολόγησης, εξασφαλίζεται υποχρεωτικά το αδιάβλητο της διαδικασίας, και η προστασία των προσωπικών δεδομένων των συμμετεχόντων.» καθώς και στην αριθ. πρωτ. 577/25-1-2024 διευκρινιστική εγκύκλιο του Υπουργείου Παιδείας Θρησκευμάτων και Αθλητισμού, η Υπηρεσία  Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων (Υ.Π.Δ), εισηγείται τα ακόλουθα:

Το Πανεπιστήμιο Ιωαννίνων διαθέτει και έχει χρησιμοποιήσει  καθόλη την διάρκεια της πανδημίας  covid-19, υποδομές για σύγχρονη και ασύγχρονη τηλεκπαίδευση. Η σύγχρονη  τηλεκπαίδευση πραγματοποιήθηκε μέσω της εφαρμογής τηλεδιασκέψεων MS Teams και η ασύγχρονη εξ αποστάσεως εκπαίδευση μέσω της πλατφόρμας e-course του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων και της πλατφόρμας Open e-Class του Ελληνικού Ακαδημαϊκού Διαδικτύου (GUnet) με απόλυτη επιτυχία, καθώς τα  τεχνικά και οργανωτικά μέτρα που είχαν ληφθεί, διασφάλισαν απολύτως το αδιάβλητο της διαδικασίας.

Η  επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, η οποία θα λάβει χώρα κατά την διεξαγωγή γραπτών η προφορικών εξετάσεων, ως μεθόδων αξιολόγησης,  εδράζεται στη νομική βάση του άρθρου 6 παρ.(ε) του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΓΚΠΔ), «περί νομιμότητας της επεξεργασίας», που ορίζει ότι η εν λόγω  «επεξεργασία» είναι σύννομη δεδομένου ότι είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στον υπεύθυνο επεξεργασίας» και εν προκειμένω στο Πανεπιστήμιο Ιωαννίνων.

Δεδομένων δε των οριζομένων στην παρ.1 περ. (ε) του άρθρου 67 Ν. 4957/2022 (Α’141) συνθηκών και δη: « Η εκπαιδευτική διαδικασία δύναται να διεξάγεται με τη χρήση μεθόδων σύγχρονης η εξ αποστάσεως εκπαίδευσης αποκλειστικά στις περιπτώσεις ..ε) σε ανωτέρα βία ή έκτακτες συνθήκες όπου δεν καθίσταται δυνατή η δια ζώσης διεξαγωγή της εκπαιδευτικής διαδικασίας ή η χρήση των υποδομών του Ανωτάτου Εκπαιδευτικού Ιδρύματος (Α.Ε.Ι) για τη διεξαγωγή των εκπαιδευτικών, ερευνητικών και λοιπών δραστηριοτήτων του….»  αποκλειστικά και μόνο για όσο χρόνο υφίστανται οι έκτακτες αυτές συνθήκες,  η  χρήση καμερών και συστημάτων εξ αποστάσεως εκπαίδευσης κρίνεται ως το μόνο ενδεδειγμένο μέτρο, του οποίου η χρήση επιτρέπεται για την διενέργεια των εξετάσεων, υπό την προϋπόθεση  να πληρούνται σωρευτικά οι  ακόλουθες προϋποθέσεις:

1) Τήρηση των αρχών της αναλογικότητας και της ελαχιστοποίησης των δεδομένων, σύμφωνα με κάθε είδους πράξη επεξεργασίας σε συνάρτηση με τον επιδιωκόμενο σκοπό.

1^α) Η τήρηση της αρχής της αναλογικότητας προϋποθέτει τα ακόλουθα:

• Χρήση συστημάτων με απενεργοποίηση ή κατάργηση εργαλείων ρυθμίσεων και τεχνικών χαρακτηριστικών ώστε να συλλέγονται και να τίθενται σε επεξεργασία  μόνο τα απολύτως αναγκαία και απαραίτητα δεδομένα σε σχέση με κάθε πράξη επεξεργασίας και τον επιδιωκόμενο εξ αυτής σκοπό.
• Αποφυγή συλλογής και επεξεργασίας δεδομένων ειδικών κατηγοριών, μέσω οπτικού υλικού, εφόσον τούτο είναι δυνατό.
• Συλλογή και επεξεργασία ομαδοποιημένων- συνολικών ή αριθμητικών δεδομένων, εφόσον τούτο είναι δυνατό.
• Ανωνυμοποίηση η ψευδωνυμοποίηση των δεδομένων τα οποία θα συλλεχθούν, αφού εκλείψει  ο σκοπός ταυτοποίησης, για λόγους μετριασμού των κινδύνων στα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων.
• Αποφυγή χρήσης συστημάτων, η εργαλείων τα οποία προβαίνουν σε  επεξεργασία δεδομένων με χρήση βιομετρικών μεθόδων.
• Η ροή δεδομένων να περιορίζεται σε αυστηρά περιορισμένα σημεία καταχώρησης.
• Εφαρμογή της αρχής διαφάνειας της διαδικασίας, με ενημέρωση των υποκειμένων των δεδομένων και ταυτόχρονη δυνατότητα ικανοποίησης των δικαιωμάτων τους τα οποία απορρέουν από τα οριζόμενα στον ΓΚΠΔ αλλά και στον Εθνικό Ν. 4624/2019.
• Διασφάλιση της ασφάλειας των δεδομένων, με ταυτόχρονη δημιουργία χωριστών κωδικών φύλαξης.

Τέλος  θα πρέπει να ληφθεί μέριμνα ώστε η πλατφόρμα της εξ αποστάσεως εκπαίδευσης να λειτουργεί μόνο κατά τις ώρες  των προγραμματισμένων εξετάσεων. Οι ώρες λειτουργίας της πλατφόρμας για μια εξέταση πρέπει να περιγράφονται με σαφήνεια  έτσι ώστε να γνωρίζουν πλήρως όλοι  οι φορείς της εκπαιδευτικής κοινότητας ότι καθ’ όλη τη διάρκεια της παρουσίας τους στο χώρο  δεν παρακολουθούνται και δεν παραβιάζονται τα δεδομένα προσωπικού τους χαρακτήρα.

2) Η διαχείριση του συστήματος προτείνεται να πραγματοποιείται μόνο από εξουσιοδοτημένο πρόσωπο.

3) Τα δεδομένα τα οποία θα συλλεχθούν κατά την διαδικασία των εξετάσεων θα τηρούνται σύμφωνα με τα οριζόμενα στα άρθρα 29 και 30 Ν.4624/2019, σχετικά με τον τρόπο τήρησης και διαγραφής αυτών.

4) Τα δεδομένα θα διαγράφονται, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 34 παρ. (2) Ν. 4624/2019 ήτοι: «Εκτός από το άρθρο 18 παράγραφος 1 στοιχεία β) και γ) του ΓΚΠΔ, το πρώτο και δεύτερο εδάφιο της προηγούμενης παραγράφου εφαρμόζονται αναλόγως στην περίπτωση του άρθρου 17 παράγραφος 1 στοιχεία α) και δ) του ΓΚΠΔ, στον βαθμό που ο υπεύθυνος επεξεργασίας έχει λόγους να πιστεύει ότι η διαγραφή θα ήταν επιζήμια για τα έννομα συμφέροντα του υποκειμένου των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας ενημερώνει το υποκείμενο των δεδομένων σχετικά με τον περιορισμό της επεξεργασίας, εάν η ενημέρωση αυτή δεν είναι αδύνατη ή δεν συνεπάγεται δυσανάλογη προσπάθεια.».

Δεδομένων των προαναφερομένων καθώς και των έκτακτων συνθηκών  το Πανεπιστήμιο Ιωαννίνων έχει λάβει όλα τα τεχνικά και οργανωτικά  μέτρα για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των διδασκόντων και των φοιτητών  του σε περίπτωση επέλευσης τεχνικού η φυσικού συμβάντος .

Για την συμμετοχή στην διαδικασία της εξ αποστάσεως εξέτασης δεν απαιτείται η αναφερόμενη στο άρθρο 7 ΓΚΠΔ, πρότερη λήψη «συγκατάθεσης» του υποκειμένου των δεδομένων,  δηλαδή του εξεταζόμενου φοιτητή, δεδομένου ότι  η βούληση του υποκειμένου των δεδομένων, συνυπολογιζομένων  των ειδικών συνθηκών, δεν δύναται να κριθεί ως ελεύθερη.

Επισημαίνεται ότι οι εξεταζόμενοι φοιτητές, δεν απαιτείται στην αρχή της διαδικασίας να δηλώνουν  ότι συναινούν στην ακολουθούμενη μορφή εξέτασης , δεδομένου ότι η προσέλευσή τους στην διαδικτυακή αίθουσα αποτελεί  σαφή και διακριτή συναίνεσή τους, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 7 ΓΚΠΔ.

Για την εξασφάλιση του αδιάβλητου της εξεταστικής διαδικασίας, το Πανεπιστήμιο Ιωαννίνων θα χρησιμοποιήσει τις υπάρχουσες υποδομές για σύγχρονη και ασύγχρονη τηλεκπαίδευση, καθώς και όλα τα διαθέσιμα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα που είχαν ληφθεί την περίοδο της πανδημίας. Η γραπτή ή η προφορική εξ αποστάσεως εξέταση θα  πραγματοποιηθεί μέσω τεχνολογικής διαμεσολάβησης και αντίστοιχων συστημάτων/ εφαρμογών εξ αποστάσεως εξέτασης, που διασφαλίζουν την αυθεντικοποίηση του χρήστη, τη φυσική ταυτοποίησή του και την επιτήρηση της διαδικασίας εξέτασης.  Οι διαδικασίες αυτές απαιτούν τεχνικές προϋποθέσεις (σύνδεση στο Διαδίκτυο και υπολογιστική συσκευή ή κινητό τηλέφωνο με κάμερα) από την πλευρά των φοιτητών και, επομένως, οι φοιτητές θα πρέπει να ενημερωθούν έγκαιρα για τις τεχνικές απαιτήσεις αυτών.

Επισημαίνεται τέλος ότι στην περίπτωση  παραβίασης ασφαλείας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, εφαρμόζονται αναλόγως τα οριζόμενα στο άρθρο 33 (ΕΕ) 2016/679 ΓΚΠΔ καθώς και στα άρθρα 13 παρ 1^α και 33 Ν. 4624/2019.

Σχετική εισήγηση (PDF)